ארבעה טיפים לשילוב מערכת ניהול הלמידה בארגון
מערכת למידה טובה היא מערכת אשר משתלבת עם התהליכים הארגוניים השוטפים של הארגון. התפקיד הבסיסי שלה הוא לארגן את צרכי ההדרכה הארגוניים, לספק יכולות ניהול למנהלי ומנהלות ההדרכה ובד בבד להקל עליהם לבצע את תפקידם ביעילות ובמהירות.
על מנת לתת מענה לצרכי ההדרכה, מערכת כזו צריכה להפגין תמיכה במספר פורמטים של תוכן שאפשר באמצעותם לבנות הדרכות, להתממשק לאפליקציות שונות שמגדילות את טווח הפעולה של המערכת ולאפשר חיבור למערכות הזדהות מרכזיות שמהוות את הנדבך הבסיסי של ניהול רשימות המודרכים והעובדים בארגון.
אז מה חשוב להביא בחשבון על מנת לייעל את שילוב ה-LMS בארגון שלכם?
- גמישות בפורמטים של התוכן הפרטי שלכם – מערכת ניהול למידה איכותית אמורה לתמוך בפורמטים שונים של תוכן על מנת לאפשר למנהל או מנהלת ההדרכה את הגמישות בהנגשת ההדרכות לעובדים. בין הפורמטים השונים שמערכות ניהול הדרכה מאפשרות אפשר למצוא מסמכי PDF, סרטים (MP4/Ogg/WebM), פסי קול וכתוביות בשפות שונות, ועוד. לצד הגמישות בסוגי התוכן המועלה המערכת צריכה לאפשר קבלת תוכן שנוצר בכלי עריכה חיצוניים, לדוגמא סטוריליין (Storyline) ונשמר בפורמט סקורם (SCORM) ,ובכך לאפשר לארגון לקבל לומדות מכל מקור.
- תמיכה במערכות תוכן חיצוניות – חשוב מאוד להיות פתוחים לשימוש בפלטפורמות ליצירת והחזקת תוכן שונות. בין הפלטפורמות הנפוצות אפשר למנות את Vimeo, YouTube, ו-Genialy. פלטפורמות אלה מספקות תמיכה בשימוש במגוון רחב של פורמטים, בקבצי ענק, בזרימת מדיה מהירה ובניהול הגישה לתוכן הפרטי שלכם ותוכן ציבורי נרחב. שימו לב, גישה לאפליקציות חיצוניות עלולות להיות חסומות על ידי אנשי אבטחת המידע בארגון.
- התממשקות למערכות ניהול עובדים – אם הארגון שלכם כבר מנהל את רשימות העובדים באמצעות כלים כמו AzureAD או OKTA, סינכרון מערכת ניהול הלמידה שלכם למערכות אלו יחסוך לכם זמן רב בניהול רשימות המודרכים וימנע אי תאימות עקב ניהול רשימות נפרדות של עובדים. ההתממשקות מאפשרת אוטומציה של תהליכי הדרכה כפונקציה של הוספת עובד או שינוי בפרטי עובד.
- אוטומציה של תהליכי ההדרכה – חפשו איך להגדיר תהליכי עבודה אוטומטיים ככל האפשר. בססו את חובות ההדרכה על בסיס משותף של קבוצות עובדים כגון: מחלקה, אגף, סוג פעילות ועוד. בקשו לקבוע תוכניות הדרכה אוטומטיות ש”אוספות” את המודרכים הרלוונטיים אליהן ומשייכות אליהם את ההדרכות. כאשר תוכניות הדרכה אוטומטיות משקפות בצורה טובה את החלוקה הארגונית הפנימית ואת תהליכי ההדרכה הנדרשים, יעילות תפעול המערכת עולה פלאים והתקורה העודפת יורדת.
שילוב מערכת ניהול הלמידה שלכם עם מימדים שונים בארגון מייצר סינרגיה המייעלת את השימוש במערכת. התממשקות לאפליקציות, תמיכה במגוון פורמטים, והטמעת תהליכי אוטומציה ישפרו את חווית המשתמש של מנהלי המערכת והמודרכים.
